Nhiệm vụ và dự án

Quản lý dự án và các nhiệm vụ

Bitrix24 có nhiều tính năng về tổ chức vô cùng phong phú, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng ở mức độ cá nhân và nhóm. Các nhiệm vụ có thể được thiết lập cho cá nhân người dùng hay giao cho một đồng nghiệp, hoặc ủy quyền sau khi được nhận. Tính năng quản lý dự án của sản phẩm được tích hợp vào trong “Nhóm”.

Mỗi dự án cũng có thể có một nhóm chuyên biệt, nơi tất cả các tập tin, cuộc thảo luận và các nhiệm vụ liên quan đến dự án được lưu trữ và chỉ những người có liên quan đến dự án mới có thể truy cập. Bạn có thể theo dõi thời gian dành cho mỗi công việc trong dự án, và nhiệm vụ được tích hợp vào lịch làm việc của nhóm. Hơn thế nữa, các dự án còn có thể được tạo qua mạng ngoại vi, vì vậy các khách hàng hoặc đối tác cũng có thể tham gia vào các dự án này.

Biểu đồ Gantt

Các nhiệm vụ có thể được biểu diễn theo biểu đồ Gantt bao gồm các thông tin về trạng thái, người chịu trách nhiệm và mối quan hệ theo thứ tự thời gian. Biểu đồ sẽ cung cấp một bức tranh toàn cảnh về tiến trình của các dự án, giúp xác định những khó khăn tiềm tàng hay đang tồn tại. Một công việc đã tạo có thể được chỉnh sửa trực tiếp từ bảng hoặc từ biểu đồ Gantt.

Thiết lập một hạn định, thêm một tác vụ hay bất kỳ thay đổi nào đều có thể tiến hành một cách nhanh chóng nhờ hệ thống tự động gửi thông báo đến những người có liên quan.

Quản lý khối lượng công việc của nhân viên thông qua mục “Nhiệm vụ”

Lên kế hoạch làm việc cho nhân viên trong quản lý dự án cho phép bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và nhân biết được công việc nào sắp bị quá hạn. Người giám sát có thể phân bổ khoảng thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ, theo dõi thời gian thực tế  để hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài ra, báo cáo hàng tháng về thời gian thực hiện dự án cho từng bộ phận và từng nhân viên cũng được Bitrix24 cung cấp.

Bộ đếm và vai trò

Bộ đếm nhiệm vụ giúp bạn biết được nhiệm vụ nào đang cần phải tập trung hoàn thành. Nó chỉ ra rằng bạn hoặc một đồng nghiệp của bạn có một nhiệm vụ đang có vấn đề hay chưa hoàn thiện (quá hạn, không đánh giá sau khi hoàn thành, hoặc không đề cập hạn hoàn thành,vv)

Công việc của người giám sát được đơn giản hóa nhờ có bộ đếm này, vì chúng cung cấp một bảng hiển thị nhiệm vụ và tiến độ thực hiện cho các phòng ban, nhóm, hoặc cho một nhân viên.

Danh sách các đầu việc

Thêm danh sách các đầu việc vào một nhiệm vụ và thực hiện từng bước một theo quy trình, rất thuận tiện khi một nhiệm vụ có nhiều bước triển khai hoặc có nhiều người tham gia.

Những người tham gia trong nhiệm vụ có thể thêm đầu việc vào danh sách kiểm tra và đánh dấu hoàn thành. Giờ bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ làm việc của các nhiệm vụ.

Các biểu mẫu và tự động hóa

Các nhiệm vụ lặp lại và các biểu mẫu nhiệm vụ sẽ giúp bạn tự động hóa được các công việc thường xuyên và thói quen làm việc định kỳ. Do các mẫu nhiệm vụ trong Bitrix24 hỗ trợ nhiệm vụ phụ và danh sách kiểm tra, nên chúng rất thích hợp cho các quy trình kinh doanh lặp lại như thuê/chấm dứt lao động, xây dựng mối quan hệ với khách hàng mới hay bắt đầu một dự án mới. Việc tạo nhiệm vụ tự động được kích hoạt bởi các sự kiện cụ thể sẵn có thông qua Bitrix 24 - thiết kết quy trình kinh doanh trực quan.

Các nhiệm vụ có thể được hoạch định để lặp lại trong bất kỳ khoảng thời gian nào (ví dụ mỗi ngày, mỗi tuần, một lần trong 10 ngày, mỗi thứ bảy.

Nhóm làm việc

Mỗi sự phối hợp của nhân viên trong Bitrix24 đều tạo thành một nhóm làm việc. Nhóm làm việc chứa tất cả các công cụ cần thiết về tổ chức và hệ thống mạng xã hội để tối ưu hóa hoạt động và tận dụng được cách giao tiếp hiệu quả trên Bitrix24.

Mỗi nhóm giống như một mạng nội bộ nhỏ, không chỉ giúp lưu trữ tập tin, dữ liệu quan trọng , mà còn hoạt động như một nền tảng cho các cuộc thảo luận, nhiệm vụ, theo dõi và lập kế hoạch.

Báo cáo nhiệm vụ

Tính năng "Báo cáo nhiệm vụ" giúp xác định khoảng thời gian một nhân viên bỏ ra cho một nhiệm vụ hay dự án nhất định. Nhờ công cụ hữu ích này, bạn cũng có thể xem có bao nhiêu công việc vẫn đang được thực hiện, và bao nhiêu người trong số họ đã hoàn thành. Theo mặc định, báo cáo nhiệm vụ có thể được gửi hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm, nhưng bạn có thể thiết lập tùy chỉnh theo báo cáo ngày.

Các mẫu báo cáo hiệu quả được cài đặt trước, cho phép bạn đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên tham gia thực hiện một dự án. Đối với giám đốc điều hành công ty, nó cũng có thể giúp họ phân tích hiệu quả tổng thể của một bộ phận nhất định hoặc toàn bộ công ty. Tất cả các báo cáo có thể dễ dàng xuất sang tập tin Excel.

Xây dựng báo cáo

Việc xây dựng báo cáo cho phép bạn tổng hợp, lọc và sắp xếp dữ liệu báo cáo, hiển thị chúng để quản lý theo mẫu cần thiết. Người xây dựng báo cáo có thể cho phép cá nhân thu thập các trường dữ liệu cần thiết và đánh giá hiệu quả, hiệu suất công việc và tổng thời gian dành cho các dự án, nhiệm vụ.