Tài liệu

Quản lý tài liệu

Thật dễ dàng khi tải các tập tin chia sẻ vào hệ thống quản lý dữ liệu của Bitrixt24. Các bài thuyết trinh, tài liệu, video và bất cứ tập tin khác đều có thể được tải về, cộng tác, hoặc sử dụng vì mục đích cá nhân. Đặc biệt, thông qua hệ thống tìm kiếm nội bộ, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy bất kỳ tài liệu nào.
Video này trình bày các tính năng chính của thư viện tài liệu ở Bitrix24. Hãy xem cách làm thế nào để chỉnh sửa, chia sẻ, và lấy bài từ các thư viện công cộng hoặc từ các thư viện hồ sơ của người dùng và nhóm.

Tài liệu các nhân và và tài liệu chung

Bitrix24 gồm 3 loại ổ dữ liệu. “Ổ dữ liệu của tôi” là nơi lưu trữ các tài liệu, tập tin cá nhân mà đồng nghiệp không thể truy cập. Các thành viên có thể hoàn toàn yên tâm khi đặt các tập tin cá nhân ở khu vực này. Tuy nhiên, các tập lưu trữ ở đây có thể được chia sẻ theo nhiều cách. Ổ dữ liệu hóm chứa các tập tin được tải lên trong nội bộ một nhóm riêng. Tất cả những ai tham gia nhóm đó đều có quyền truy cập vào. Cuối cùng, ổ dữ liệu của công ty chứa tất cả những tập mà công ty muốn chia sẻ với toàn bộ nhân viên.

Dễ dàng tương tác với tài liệu

Bạn có thể tương tác trực tiếp với các tài liệu trên dòng hoạt động, như viết bình luận, đính kèm tài liệu mới, nhận phản hồi và hãy xem mọi thay đổi đều được cập nhật một cách tức thì ! Bạn có thể cho phép tất cả người dùng đang tham gia vào các cuộc thảo luận hiện tại chỉnh sửa tài liệu, hay yêu cầu họ đính kèm tài liệu hay bảng tính trong ô bình luận
Sau khi chỉnh sửa xong tài liệu, đồng nghiệp của bạn và bạn có thể lưu tập tin vào một thư viện tài liệu trong cổng thông tin, tải nó về máy tính của bạn, hoặc đơn giản là để tập tin trong dòng hoạt động của mình. Bitrix24  cũng cho phép đánh dấu các tài liệu có giá trị hoặc hữu ích bằng cách sử dụng nút 'like'. Các tài liệu được like nhiều sẽ có vị trí cao trong danh sách kết quả tìm kiếm.

Lịch sử chỉnh sửa phiên bản

Mỗi tài liệu được lưu trữ trên hệ thống trong lịch sử thay đổi. Khi một phiên bản mới của tập tin được tải lên, phiên bản trước đó vẫn không bị xoá đi. Điều này giúp bạn có thể phục hồi tập tin ở phiên bản trước đó bất cứ lúc nào. Lịch sử phiên bản cũng chứa thông tin thời gian một phiên bản được tạo và thông tin người tạo ra nó.

Tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến

Bạn có thể làm việc trong Bitrix24  mà không cần phải có một bộ phần mềm văn phòng nào! Nhờ tích hợp với Google Docs và MS Office trực tuyến, bạn có thể tạo các tài liệu văn bản, bảng tính, bài thuyết trình ngay trong trình duyệt web của mình. Bạn có thể thêm các tài liệu vào một công việc hoặc một cuộc thảo luận trong dòng hoạt động.
Các công cụ tích hợp giúp bạn dễ dàng truy cập vào bất kỳ tài liệu nào trong Bitrix24 . Bạn có thể mở, xem và chỉnh sửa tài liệu được lưu trữ trong cổng thông tin Bitrix24  thông qua tài khoản Google hoặc Microsoft (Live ID). Tài liệu có thể được chỉnh sửa cùng lúc bởi nhiều người dùng.

Chỉnh sửa tài liệu với ứng dụng trên PC của bạn

Bạn cũng có thể chọn phần mềm được cài đặt trong máy như MS Office, OpenOffice, Pages cho Mac hoặc thậm chí Adobe Photoshop cho việc chỉnh sửa tài liệu trong tài khoản Bitrix24 của bạn. Đơn giản chỉ cần thiết lập cấu hình Bitrix24.Drive và mỗi khi bạn tạo một tài liệu mới hay chỉnh sửa tài liệu sẵn có, điều này sẽ được thực hiện với ứng dụng bạn đã cài đặt. Khi hoàn thành, tài liệu sẽ được tự động lưu vào tài khoản Bitrix24.

Tích hợp với ổ chứa ngoài

Bitrix24 làm việc với Dropbox, Google Drive, OneDrive và các nhà cung cấp lưu trữ tập tin đám mây khác. Nhân viên có thể tải các tập tin từ tài khoản cá nhân, tập tin sẽ được đưa vào bảng chú dẫn và thuộc quyền truy cập mặc định trong Bitrix24 một cách tự động. Bạn thậm chí có thể kiểm tra khi một phiên bản mới hơn phiên bản trong Bitrix24 được cập nhật ở tài khoản lưu trữ bên ngoài.

Tìm kiếm nhanh

Bitrix24 có tính năng tìm kiếm rất hữu ích, có thể liệt kê các tài liệu, hồ sơ, bài viết, ý kiến và các thông tin khác. Nội dung mới được lập sẽ ngay lập tức xuất hiện trong kết quả tìm kiếm khi nó được tải lên. Kết quả tìm kiếm bị ảnh hưởng bởi nút "like", vì vậy người dùng có thể đánh dấu các mục nội dung đặc biệt hữu ích và họ sẽ dễ dàng tìm thấy nó. Danh sách tài liệu sẽ xuất hiện ngay sau khi người dùng bắt đầu gõ vào ô tìm kiếm, điều này đặc biệt thuận tiện cho việc đi đến trang hồ sơ cá nhân của người dùng khác.

Phê duyệt quy trình nghiệp vụ

Bitrix24 cho phép bạn tạo tùy chỉnh quy trình nghiệp vụ trong các dự thảo, sửa đổi hợp đồng, phiếu bầu, phê duyệt, ý kiến chuyên gia...
Việc hoàn trả các khoản chi phí, các yêu cầu đi công tác và tùy chỉnh các giải pháp quản lý hồ sơ có thể được tạo ra dễ dàng khi sử dụng công cụ thiết kế quy trình nghiệp vụ trực quan tích hợp.